La regola 3-2-1 dice di tenere tre copie dei file importanti, su due tipi di supporto diversi, con una copia fuori casa. Applicata a documenti e fotografie significa, per esempio: i file sul computer o sul telefono, una copia su un disco esterno e una in un servizio di archiviazione online. Bastano un pomeriggio e poche decisioni, e il vero lavoro è ripetere una verifica ogni tanto.
Che cos’è la regola 3-2-1
La CISA, l’agenzia statunitense per la sicurezza informatica e delle infrastrutture, la riassume nel documento «Data Backup Options» spiegando che salvare un solo file di backup può non bastare, e che per aumentare le probabilità di recuperare dati persi o danneggiati conviene seguire la regola 3-2-1:
- 3: tenere tre copie di ogni file importante, cioè quella principale e due di riserva;
- 2: conservare i file su due tipi di supporto diversi, per proteggersi da rischi diversi;
- 1: tenere una copia fuori sede, per esempio fuori dalla propria abitazione o dai locali dell’azienda.
Lo scopo è semplice: se una copia si rovina, viene rubata o si perde nello stesso incidente del computer, ne resta almeno un’altra.
Un esempio concreto per uso domestico
| Copia | Dove | Supporto | Protegge da |
|---|---|---|---|
| 1 · Originale | Computer o smartphone | Memoria interna | — |
| 2 · Riserva locale | Disco esterno o chiavetta di buona capacità | Supporto fisico diverso | Guasto del computer, cancellazioni accidentali |
| 3 · Riserva fuori casa | Servizio di archiviazione online | Cloud | Furto, incendio, danni che colpiscono la casa |
Il numero di copie e la loro disposizione contano più della marca del disco o del servizio scelto.
Cosa salvare: ciò che ti dispiacerebbe perdere
Il National Cyber Security Centre britannico consiglia di salvare qualsiasi cosa abbia valore, cioè qualunque cosa ti creerebbe disagio se non potessi più accedervi. Per orientarsi:
- documenti personali e fiscali, contratti e scansioni di documenti d’identità;
- fotografie e video di famiglia, in particolare quelli che esistono in una sola copia;
- documenti di lavoro e progetti a cui tieni;
- rubrica e altri dati che non hai altrove.
Non serve copiare tutto: separare ciò che è insostituibile da ciò che si può riscaricare rende il backup più veloce e più facile da controllare.
Come organizzarlo in un pomeriggio
- Fai l’elenco di cartelle e dispositivi che contengono file importanti: computer, telefono, eventuali schede di memoria.
- Scegli il servizio online. Il NCSC cita, come esempi di archiviazione in cloud, iCloud, Google Drive e OneDrive, che consentono backup automatici giornalieri o settimanali; il loro vantaggio è che le copie recenti sono più probabili.
- Prepara il disco esterno. Il NCSC suggerisce, per i supporti rimovibili come dischi e chiavette, di scollegarli quando non sono in uso.
- Automatizza dove puoi: impostazioni di backup automatico sul telefono e sul computer, con promemoria per la copia sul disco esterno.
- Verifica il ripristino: apri le copie e controlla che contengano davvero i file, per esempio le fotografie scattate di recente.
- Segna una scadenza ricorrente nel calendario, ad esempio una volta al mese, per copiare sul disco e ricontrollare.
Come scegliere supporto e servizio
Prima ancora della marca, conviene ragionare su cinque criteri:
| Criterio | Cosa controllare |
|---|---|
| Capacità | Lo spazio deve superare quello dei dati da copiare, con margine per la crescita di foto e video |
| Affidabilità | Supporti diversi si guastano in modi diversi: per questo la regola ne richiede due tipi |
| Riservatezza | Dove sono conservati i dati nel servizio online, con quali condizioni e con quale protezione dell’accesso |
| Comodità | Un backup automatico ha più probabilità di essere fatto davvero di uno che richiede ogni volta un’azione manuale |
| Recupero | Quanto è semplice riavere un file singolo o l’intera raccolta, e per quanto tempo il servizio conserva le versioni precedenti |
I costi variano molto: molti servizi online offrono uno spazio gratuito limitato e piani a pagamento per quantità maggiori, mentre il disco esterno è una spesa una tantum. Il confronto giusto è con il valore di ciò che proteggi.
Fotografie e smartphone: un caso a parte
Le fotografie sono i file più difficili da sostituire e spesso vivono solo sul telefono. Il modo più pratico per proteggerle:
- attiva il salvataggio automatico su un servizio online e controlla nelle impostazioni la qualità con cui vengono conservate;
- a intervalli regolari, copia le foto anche sul disco esterno;
- non cancellare dal telefono una foto prima di sapere in quante copie esiste altrove.
Gli errori più comuni
- Una sola copia: è l’originale e nient’altro.
- Tutte le copie nello stesso posto: un incendio, un furto o un allagamento colpisce computer e disco insieme.
- Disco sempre collegato: se resta acceso e attaccato al computer, è esposto agli stessi problemi del computer.
- Backup mai controllato: una copia non verificata è una speranza. Il NCSC insiste sul controllo che contenga i dati importanti.
- Confondere sincronizzazione e backup: molti servizi replicano anche le cancellazioni. Verifica se il tuo conserva le versioni precedenti dei file e per quanto tempo.
Domande frequenti
Basta il cloud?
Per i dati insostituibili il NCSC suggerisce di tenere una copia sia nel cloud sia su un supporto rimovibile. Il cloud è comodo, ma una seconda copia sotto il tuo controllo aumenta la sicurezza.
Ogni quanto conviene fare il backup?
A intervalli regolari. Con i servizi online il salvataggio può essere automatico e quotidiano o settimanale; per il disco esterno una scadenza mensile è un buon compromesso, e più frequente se lavori a documenti importanti ogni giorno.
La copia «fuori casa» deve essere online?
No. Il criterio della CISA è che si trovi fuori dal luogo dove sono gli originali: può essere un servizio online oppure un disco custodito in un altro luogo, per esempio presso un familiare o in ufficio.
Cosa faccio se un file è riservato?
Prima di caricarlo online leggi le condizioni del servizio e valuta se proteggerlo con una password o cifrarlo, soprattutto se contiene dati sensibili.
Se un file va perso: cosa fare
- Non sovrascrivere nulla: continuare a usare il dispositivo può rendere più difficile il recupero.
- Controlla la copia più recente: cerca il file nel servizio online, incluse eventuali cartelle o versioni precedenti, e poi sul disco esterno.
- Ripristina in una cartella separata e verifica che il file si apra correttamente prima di sostituire l’originale.
- Cerca la causa: cancellazione accidentale, guasto, dispositivo smarrito. Se la copia mancava o era vecchia, correggi la routine.
È anche il momento migliore per capire se il sistema funziona: una perdita gestita senza danni è la prova che il backup fa il suo lavoro.
Checklist rapida
- Ho elencato cosa non voglio perdere.
- Esistono almeno tre copie di quei file.
- Le copie sono su due tipi di supporto diversi.
- Una copia è fuori casa.
- Il backup automatico è attivo dove possibile.
- Ho aperto le copie e verificato che ci siano i file.
- Ho una scadenza ricorrente per ricontrollare.
Fonti e approfondimenti
- Data Backup Options — CISA, Stati Uniti (regola 3-2-1: tre copie, due supporti, una fuori sede).
- Always back up your most important data — National Cyber Security Centre, Regno Unito, rivisto il 21 dicembre 2021 (cosa salvare, cloud e supporti rimovibili, verifica del ripristino).
Le fonti sono state consultate il 22 settembre 2026.
